Confidencialidad
Propósito:
El proposito de estas normas es orientar el manejo de la informacion personal recolectada por el Congreso Mundial Menonita.
Alcance:
Estas normas aplican a toda la informacion personal recolectada y/o conservada por el CMM.
Normas:
El Congreso Mundial Menonita (CMM) se compromete a proteger la confidencialidad de sus amigos, colaboradores y miembros, y se compromete tambien a la recoleccion, uso, divulgacion y almacenamiento de informacion personal proporcionada por ellos, conforme a lo establecido en diez principios fundamentales (se adjunta la lista de dichos principios como Apendice de este documento), e incluye lo siguiente:
Recolectamos información que consideramos necesaria para cumplir nuestro mandato de vincular a las iglesias afines al anabautismo en una comunidad mundial de fe para fraternizar, adorar, servir y testificar.
Explicamos por qué necesitamos la información y lo hacemos en un lenguaje claro. En algunos casos, el proposito figura en el formulario de solicitud. En otros casos, un empleado, voluntario o intermediario le da una explicacion verbal a la persona que la solicita. Las personas que duden de las razones siempre podran contactarnos para obtener mas informacion.
Obtenemos la autorización o consentimiento de las personas antes de recolectar, usar o divulgar información personal. La autorizacion podra ser implicita: por ejemplo, cuando una persona completa un formulario. La autorizacion se podra otorgar por escrito, verbal o electronicamente, y se podra otorgar a traves de un representante autorizado. La autorizacion se podra revocar o modificar en cualquier momento, usando cualquiera de dichos medios.
Compartimos tambien informacion con terceros cuando sea requerida; por ejemplo, para facilitar la administracion de una Asamblea del CMM. En tales circunstancias, requerimos que terceros protejan la confidencialidad de la informacion y que no la utilicen excepto con el proposito para el cual fuera recolectada originalmente.
Solo conservamos información de las personas durante el tiempo que sea necesario y con el propósito para el que fuera recolectada o para cumplir con requisitos legales.
Protegemos la información de las personas mediante el establecimiento de procedimientos de confidencialidad y seguridad adecuados a la sensibilidad de la información recolectada. No realizaremos la venta de ningún donante o de otras listas de correo.
Acceso a la información personal:
Cualquier persona tiene el derecho de acceder a la informacion personal que obra en nuestro poder; con una solicitud previa le notificaremos de la existencia, uso y divulgacion de su informacion personal. Si una persona considera que la informacion personal que obra en nuestro poder es inexacta e incompleta, tiene el derecho de solicitar su modificacion.
Director de Confidencialidad:
Si una persona tiene alguna inquietud respecto al uso, almacenamiento o divulgacion de la informacion personal, o desea tener acceso a ella o solicitar que se hagan cambios a la misma, podra dirigir sus consultas a nuestro Director de Confidencialidad:
Jeanette Bissoon, Privacy Officer
Mennonite World Conference
50 Kent Ave, Suite 206
Kitchener ON N2G 3R1
Canada
Telefono: 519-571-0060
Fax: 226-647-4224
Correo electronico: privacy@mwc-cmm.org
Apéndice: Principios de Confidencialidad
Principio 1 – Responsabilidad
Una organización es responsable de la información personal bajo su control, y designará a un individuo o individuos que sean responsables de que la organización cumpla con los siguientes principios.
Principio 2 – Definición de propósitos
Los propósitos para los cuales se recolecta la información personal serán definidos por la organización antes o en el momento en que se recolecte la información.
Principio 3 – Consentimiento
Se requiere el conocimiento y consentimiento de la persona para la recolección, uso o divulgación de la información personal, excepto cuando no corresponda.
Principio 4 – Límites de la recolección
La recolección de información personal se limitará a lo que sea necesario para los propósitos definidos por la organización. La información se recolectará por medios legítimos y legales.
Principio 5 – Límites del uso, divulgación y retención
La información personal no se usará o divulgará con otros propósitos que aquellos para los cuales fuera recolectada, excepto con el consentimiento de la persona o cuando sea requerido por la ley. La información personal será retenida solo el tiempo necesario para el cumplimiento de dichos propósitos.
Principio 6 – Exactitud
La información personal será tan exacta, completa y actualizada como sea necesario para los fines que requiera su uso.
Principio 7 – Salvaguardas
La información personal será protegida por medidas de seguridad adecuadas a la sensibilidad de la información.
Principio 8 – Transparencia
Una organización pondrá a disposición de las personas, información específica sobre las normas y prácticas relacionadas con el manejo de la información personal.
Principio 9 – Acceso personal
Con una solicitud previa, una persona será informada de la existencia, uso y divulgación de su información personal y se le dará acceso a dicha información. Una persona podrá cuestionar si la información es exacta y completa, y solicitar su modificación según corresponda.
Principio 10 – Cuestionar el cumplimiento
Un individuo podrá cuestionar el cumplimiento de los principios ya mencionados, ante la persona o personas designadas que sean responsables del cumplimiento por parte de la organización.
| Fecha de aprobación: | julio de 2015 |
| Aprobado por: | Comité Ejecutivo del CMM |